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Seit Beginn der Pandemie nutzen die UZH-Mitarbeitenden die Software Teams. In den vergangenen rund eineinhalb Jahren ist Teams zu einer wichtigen Plattform innerhalb der UZH geworden, auf der man sich gemeinsam online trifft, austauscht und organisiert.
Teams ist Teil des Softwarepakets Microsoft 365, zu der eine ganze Office-Palette gehört, darunter Word, Excel, Powerpoint oder OneNote – Programme, die die UZH ebenfalls nutzt. Neu werden die UZH-Angehörigen auch mit den Mail- und Kalenderanwendungen von Microsoft 365, der Software Outlook, arbeiten. In Folge werden die derzeit eingesetzten Kommunikationsanwendungen HCL Notes Mail, Kalender und Chat sowie HCL Connections abgelöst.
«Der Wechsel der Mail- und Kalendersysteme auf Microsoft 365 ist das letzte Puzzleteil zu einer integrierten Kollaborationsplattform, die wir entsprechend UZH365 nennen», sagt Urs Trachsel. Er leitet gemeinsam mit Sven Wissmann das gesamtuniversitäre Projekt «Migration E-Mail und Kalender». Die Umstellung auf Microsoft 365 biete viele Vorteile, so Trachsel: «Die UZH-Mitarbeitenden können viele ihrer Arbeiten in derselben Nutzerlandschaft erledigen.» Da die Daten in der Cloud synchronisiert werden, können sie vom Desktop, Smartphone oder iPad – mittels App oder direkt im Browser – abgerufen werden. Dank der Schnittstelle zu Teams ergeben sich eine Menge neuer Werkzeuge, die die tägliche Arbeit erleichtern. So kann man beispielsweise direkt vom Kalender aus Personen zu einem Teams-Meeting einladen und dann mit einem Klick teilnehmen. Oder man kann im Teams-Chat den Gesprächspartnern einen Task zuweisen, der wiederum im Kalender der betroffenen Personen terminiert wird.
Die Umstellung auf Microsoft Outlook erfolgt etappenweise. Die Mailkonten der UZH-Studierenden wurden bereits vor Kurzem migriert. Nun folgen die UZH-Mitarbeitenden – die ersten Pilotgruppen, darunter die Zentrale Informatik, starten Mitte November. Ab Dezember bis Ende April 2022 werden nacheinander die Mailkontos des administrativ technischen Personals, des Mittelbaus, der Professorinnen und Professoren sowie der Dozierenden migriert. Die Betroffenen erhalten jeweils 14 Tage vor der Umstellung eine Infomail. Die Daten-Migration dauert maximal fünf Tage, dabei werden alle Daten aus dem Notes-Postfach und -Kalender sowie alle Kontakte automatisiert in das neue Outlook-Postfach kopiert – die vormalige Ordnerstruktur wird ebenfalls überführt. Die Mitarbeitenden können bis vier Wochen nach der Umstellung noch auf ihre Daten auf Notes zugreifen.
«Die Mitarbeitenden werden bei der Einführung und Bedienung von Outlook eng begleitet», versichert Urs Trachsel. Sein Projektteam bietet eine Vielzahl an Hilfestellungen an, wie zum Beispiel Webinare oder eine Community-Plattform (siehe Kasten). «Wir werden auch sogenannte Champions ausbilden, die wiederum die Kolleginnen und Kollegen aus ihrer Organisationseinheit beraten und schulen, damit wir alle von den zahlreichen Funktionen von Microsoft 365 profitieren können», so Trachsel.
Die Umstellung der Mail- und Kalenderanwendungen ist Teil eines gesamtuniversitären Projekts der Zentralen Informatik, das die Vereinheitlichung der Kollaborationstools bezweckt. «Bereits vor Corona suchten wir nach einer bestgeeigneten Lösung für eine moderne Zusammenarbeit», sagt Trachsel. Dabei wurden diverse Anbieter von Softwarelösungen hinsichtlich unterschiedlicher Kriterien wie etwa Benutzerfreundlichkeit, Betriebskosten, Komplexität oder Zukunftsfähigkeit überprüft. «Microsoft 365 schnitt eindeutig am besten ab», so Trachsel. Dabei spielte auch die Datensicherheit eine wichtige Rolle. Die ist laut Trachsel mit dem Anbieter Microsoft gegeben und entspricht den kantonalen und universitären Datenschutzbestimmungen.
Die in der Microsoft Cloud synchronisierten Daten (wie z.B. OneDrive) werden zukünftig auf Servern in der Schweiz gespeichert. «Microsoft führt auf ihren Cloud-Servern sehr aufwändige und komplexe Sicherheitsfunktionen durch. Die Daten sind dadurch sicherer als auf unseren universitären Servern. Wir haben nicht die Kapazität für eine solch aufwändige Serverwartung», sagt Trachsel.
