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Arbeiten im Büro kann ganz viele unterschiedliche Tätigkeiten umfassen: Mal arbeitet man konzentriert für sich allein, mal empfängt man Gäste, mal nimmt man an Telefonkonferenzen teil, mal leitet man eine Sitzung, mal bespricht man sich mit Kolleginnen und Kollegen. Und zwischendurch braucht man kurze oder längere Pausen, um neue Kraft zu schöpfen. Im besten Fall sind Büros so eingerichtet, dass sie für jede dieser Tätigkeiten ein angemessenes Umfeld bieten.
«Ein Blick auf unsere bestehende Bürolandschaft zeigt, dass wir durchaus noch Optimierungsbedarf haben», sagt François Chapuis, Direktor Immobilien und Betrieb der UZH. «Viele der Büros sind eher kleinräumig und mit fixen Arbeitsplätzen ausgestattet. Was zurzeit fehlt, sind mehr multifunktionale Räume, die flexible Arbeitsformen ermöglichen und den Ansprüchen an modernes und attraktives Arbeiten gerecht werden», führt er aus. Diese Lücken sollen in Zukunft geschlossen werden.
Um für zukünftige Planungen Orientierung zu bieten, hat die Direktion Immobilien und Betrieb nun ein neues Bürokonzept erarbeitet. «Der Grundgedanke dabei ist, dass die jeweiligen Aufgaben darüber bestimmen, welche Art von Arbeitsplatz wir nutzen», sagt Chapuis. Heute erledigen Mitarbeitende in der Regel all ihre Aufgaben von einem fixen Arbeitsplatz aus. «Zukünftig möchten wir Räume wenn möglich so gestalten, dass für jede Arbeit im Büro eine optimale Umgebung zur Verfügung steht. Mitarbeitende sollen ihre Arbeitsplätze entsprechend ihrer jeweiligen Aufgaben wählen können», erklärt Chapuis.
Hierfür hat eine Arbeitsgruppe eruiert, welches die zentralen Aufgaben sind, die die Mitarbeitenden im Büro erledigen. Es haben sich dabei fünf übergeordnete Tätigkeitsbereiche herauskristallisiert: konzentrierte Arbeit, Routinearbeit, vertrauliche Arbeit, Zusammenarbeit sowie Erholung. Um diesen Tätigkeiten entsprechend Raum zu geben, werden die zukünftigen Büroflächen in zwei unterschiedliche Zonen aufgeteilt: Eine für Einzelarbeiten, der sogenannte «Me-Space», die andere für die Zusammenarbeit oder den informellen Austausch – der «We-Space».
Wer also zum Beispiel ein wissenschaftliches Paper schreibt, in Ruhe nachdenken will oder eine Präsentation vorbereitet, der sitzt an einem Einzelarbeitsplatz im «Me-Space». Für kollaborative Tätigkeiten stehen Arbeitsplätze mit zum Teil beweglichem Mobiliar im «We-Space» zur Verfügung. Wer einen Power-Nap braucht oder sich verpflegen möchte, der nutzt spezielle Ruhe- bzw. Pausenräume.
Allgemein gilt, dass künftig für die Einzelarbeit im «Me-Space» statt fix zugeteilter Arbeitsplätze eine gemeinsam nutzbare Infrastruktur zur Verfügung steht, die jeweils einem Team zugeordnet ist. «Da viele Mitarbeitende zukünftig zumindest teilweise von zuhause aus arbeiten, können viele Arbeitsplätze und Sitzungszimmer wechselnd von mehreren Mitarbeitenden genutzt werden. Dadurch erhöht sich die Auslastung», sagt Chapuis. Den offenen «We-Space» können alle Mitarbeitenden eines Standorts nutzen. Damit kann der abteilungsübergreifende Kontakt gefördert werden. «In unseren zukünftigen Bürolandschaften wird es mehr Raum für die kreative Zusammenarbeit und den spontanen Austausch geben», fasst Chapuis zusammen. Auch für externe Gäste oder für Mitarbeitende, die kurzfristig an einem Standort arbeiten, sind entsprechende Arbeitsplätze vorgesehen.
Das vorliegende Konzept gilt der UZH als Richtlinie für die Gestaltung der Büroflächen in Neubauten, bei Neuanmietungen oder Gesamtinstandsetzungen. Längerfristig soll es in rund 20 Jahren flächendeckend umgesetzt werden.
Die Direktion Immobilien und Betrieb, die Abteilung Finanzen und Personal sowie die Zentrale Informatik erproben nun erstmalig das neue Multispace-Konzept. Die ersten Mitarbeitenden beziehen ab nächstem Jahr das moderne Bürogebäude West-Park im Zürcher Kreis 5 (vgl. Artikel). «Hier können wir erste Erfahrungen sammeln und in etwas kleinerem Umfang testen, was wir später auch bei grösseren Neubauten wie zum Beispiel dem FORUM UZH umsetzen wollen», sagt Chapuis.
Im Zuge der Pandemie mussten sich viele Mitarbeitende zwangsläufig im Home-Office einrichten. Obschon als Provisorium gedacht, wird es wohl auch in Zukunft eine gewisse Rolle spielen. Die UZH entwickelt derzeit in einem breit abgestützten Prozess eine gesamtuniversitäre Richtlinie für mobiles Arbeiten. Die Universitätsleitung verabschiedet die Richtlinie noch diesen Herbst und informiert anschliessend darüber.
