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Arbeitshandschuhe, Skalpelle, Einstreu für Labortiere, Klo-Papier, Bücher, Glasartikel, Chemikalien, Büromaterial, Computer und andere Kleingeräte: Die Liste mit Arbeitsmaterial, das Institute der UZH bei externen Firmen bestellen, liesse sich beliebig verlängern. Jährlich werden für 100 bis 150 Millionen Franken Artikel gekauft, die für die Forschung oder die Administration benötigt werden.
Ein Teil dieser Waren beziehen die Institute im Materialzentrum, das die Abteilung Material und Logistik auf dem Campus Irchel betreibt. Im Shop Irchel werden auf einer Fläche von 300 Quadratmetern über 2000 Artikel angeboten. Was nicht oder in nicht genügender Menge vorhanden ist, kann dort auch bestellt werden. Von dieser Möglichkeit machen jedoch längst nicht alle Institute Gebrauch. Sie bestellen direkt beim Anbieter, um die Lieferzeit zu verkürzen, nehmen damit oft aber auch höhere Preise in Kauf.
Dies soll sich nun ändern. Um die Materialbeschaffung an der Universität einfacher, schneller und günstiger zu machen, bietet die Abteilung Material und Logistik ab diesem Jahr die neue Bestell- und Einkaufsplattform «Purchase for you» (P4U) an. Auf P4U sind momentan über zehn Millionen Katalogartikel von rund 50 Anbietern verfügbar. Mit letzteren hat René Kunz, der für die Plattform verantwortlich ist, und seine zwei Mitarbeiter attraktive Preise für UZH-Institute ausgehandelt.
«Mit Einkäufen über unsere Plattform lassen sich für die Institute zusätzliche Kosten von 7 bis 10 Prozent einsparen», sagt Kunz. Gerade in Zeiten, in denen die UZH den Gürtel enger schnallen muss, ist das eine attraktive Option. Nach Kunz’ Kalkulationen könnte die UZH auf diese Weise jährliche Einsparungen von zwei bis drei Millionen Franken realisieren. Das Bestellen wird mit P4U aber nicht nur günstiger, es ist, weil die Aufträge nicht mehr durch das Materialzentrum abgewickelt werden, sondern direkt an die Lieferanten gehen, auch viel schneller als früher. Institute müssen so keine unnötigen Wartezeiten mehr in Kauf nehmen. Und zu guter Letzt ist die Bestellung über die Plattform eng mit der zentralen Rechnungserfassung der UZH verknüpft, so dass eine schlanke Auftragsabwicklung «from purchase to pay» gewährleistet ist, wie Kunz sagt.
Abteilungen und Gruppen aus elf Instituten der UZH haben die neue Plattform in einer Pilotphase seit August 2016 bereits genutzt. In den ersten Monaten dieser Versuchsphase wurden von rund 60 Usern gut 900 Bestellungen im Wert von mehr als einer halben Million Franken erfolgreich abgewickelt. Diese Zahl soll nun sukzessive erhöht werden. Im Januar und Februar touren René Kunz und seine Mitarbeiter durch die UZH, um Institute und Abteilungen über die Möglichkeiten und Vorteile der neuen Bestell- und Einkaufsplattform zu informieren.
Für März und April sind dann Schulungen für das neue Bestellsystem geplant. Kunz’ Wunschziel ist es künftig einen Stamm von 1'500 bis 2'000 Nutzern aufzubauen und jährlich 50‘000 Bestellungen mit einem Volumen von 40 bis 50 Millionen Franken über seine Plattform abzuwickeln. Auch die Palette von Anbietern und Produkten auf P4U will der Beschaffungsfachmann laufend erweitern. «Ich stelle mir das wie bei einem Virus vor, das sich zunehmend ausbreitet», sagt Kunz. Die Inkubationszeit hat es bereits hinter sich.
