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Unzählige Archivschachteln mit Unterlagen und Trouvaillen aus vergangenen Zeiten liegen in verschiedenen Magazinen des Kollegiengebäudes der UZH. Manches wäre vielleicht längst in Vergessenheit geraten, würde es vom UZH Archiv (UAZ) nicht sorgfältig registriert und archiviert. Mit seinem Team sorgt Archivleiter Martin Akeret dafür, dass das «Gedächtnis der Universität» allzeit zur Verfügung steht – auch für die kommenden Generationen.
Dieses wichtige Archiv umfasst insgesamt gut 1,5 Laufkilometer an historisch wertvollem Material, das sorgfältig abgelegt werden muss. Dafür sind stabile klimatische Bedingungen und die Lagerung in speziellen säurefreien Archivschachteln notwendig; sie verlangsamen den Alterungsprozess des Materials deutlich. «Irgendwann zerfällt aber alles zu Staub», sagt Akeret lachend.
Bisher lieferte das UZH Archiv ältere Bestände periodisch dem Staatsarchiv des Kantons Zürich. Nun übernimmt das UAZ auch die vollständige Archivierung der seit 1998 entstandenen Verwaltungsdokumente. Damit wird nach knapp 20 Jahren die mit dem Universitätsgesetz vollzogene Umwandlung der UZH von einer kantonalen Amtsstelle in eine eigenständige Rechtspersönlichkeit auch hinsichtlich der Archivierung vollzogen. Eine entsprechende Absichtserklärung haben Vertreterinnen und Vertreter der UZH und des Staatsarchivs am 18. Mai 2017 unterzeichnet.
Akeret freut sich über die Aufwertung des Archivs und die neue Verantwortung: «Für die UZH ist das ein wichtiges Bekenntnis zur eigenen Geschichte.» Punktuell wird das UAZ auch weiterhin mit dem Staatsarchiv zusammenarbeiten und sich beispielsweise über technische Fragen und Erfahrungswerte austauschen.
Das Archiv ist für diese neue Herausforderung gut gerüstet, denn es konnte im Laufe der Jahre ausgebaut werden: Mehr Personal wurde eingestellt, neue technische Einrichtungen kamen hinzu. «Unser Archiv ist für die UZH ein wichtiges Wissenszentrum für Informationsverwaltung und -vermittlung», erklärt Akeret. Damit verbunden ist die Aufgabe, allen Instituten, Abteilungen und Kommissionen bei der Archivierung mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. «Dadurch können wir eine optimale Aktenführung gewährleisten», sagt der Archivleiter.
Die Kompetenzen des UAZ sind sehr gefragt: Akeret allein nahm im vergangenen Jahr an über 100 Besprechungen teil. Genaue Aktenführung ist dabei nicht nur für eine effiziente Verwaltung und eine genaue Dokumentation der Tätigkeiten der Universität notwendig, sondern auch für eine rechtskonforme Arbeitsweise.
Ein wichtiges Thema ist die Digitalisierung. Schon seit längerem besteht ein digitales Langzeitarchiv. «Als bedeutende Universität hat die UZH in diesem Bereich eine gewisse Vorreiterrolle», erklärt Akeret. Das heisst aber nicht, dass alle analogen Unterlagen der Universität komplett digitalisiert würden. Die Scans erfolgen nur punktuell, etwa bei den Jahresberichten ab 1833 oder bei den ersten Promotionsbüchern. Bei genuin digitalen Unterlagen wie dem Webauftritt der UZH oder Abschlussdokumente von Studierenden entfallen sie. Ab 2018 soll es möglich sein, den gesamten Archivkatalog über eine Webschnittstelle online abzurufen. Dies erlaubt der Verwaltung wie auch den Forschenden einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die Metadaten des Archivguts. Und sollte im grossen Fundus einmal etwas nicht auffindbar sein, gehen die Mitarbeitenden des UAZ auf Anfrage gerne selbst auf die Suche.
Neben Verwaltungsakten bewahrt das Archiv auch private Dokumente auf. So erhält das UAZ gelegentlich den gesamten wissenschaftlichen Nachlass von verstorbenen Dozierenden oder Forscherinnen und Forschern der UZH: ganze Lebenswerke, verpackt in Kisten, Ordnern oder Tragtaschen. Diese aufzubereiten und richtig zu archivieren, gestaltet sich zwar als sehr aufwendig, aber durchaus auch als lohnenswerte Angelegenheit: «Die Nachlässe geben Aufschluss über Arbeitsweisen von Dozierenden und leisten einen wichtigen Beitrag zur Forschungsarbeit für an Universitäts- und Wissensgeschichte interessierte Personen», so Akeret.
